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吕小荣

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如何写一封漂亮的邮件

Published on 2013-04-28

很多人写的邮件还是一塌糊涂,与之沟通时,十几封邮件都扯不清楚。

写一封漂亮的邮件真的这么难吗?

发邮件的常见错误

1 邮件字号大小不一

建议你使用12pt - 14pt来书写email

2 邮件正文使用多种颜色

如果你想强调某个点,可以使用加粗或者标红,真的没必要搞的正文五颜六色。

3 使用多种字体

邮件正文从 word、pages、或者网页粘贴过来时,会带有很多字体。

如果你是设计师或产品经理,这种阅读体验极差的邮件只会让你自掉身价。

4 没有标题

邮件不是IM工具,很多邮件任务需要延迟处理。如果邮件没有标题,收件人在查找时十分困难,也难以跟踪。最后这件事情可能就不了了之。

5 One Topic, Double shoot!

一个邮件主题只讨论一件事情。如果你要讨论另一个话题,请另开一个邮件主题。

6 随便 Reply All

你知道Reply 与 Reply All的区别吗?

  • Reply:回复发件人
  • Reply All:回复发件人以及所有的收件人

在Reply All之前,你最好考虑一下:你的回复是针对发件人的,还是所有人?

不要让无关的人收到邮件(大家都很忙)。

7 随便抄送邮件组

你是否喜欢抄送给邮件组? 你有没有考虑:

  • 所有人都需要看到这封邮件吗?
  • 这封邮件是否会干扰到很多无关的人?
  • 你在浪费大家的时间

8 请立即回复

邮件不是IM,别人不可能立即回复你的邮件。

因此文件正文中慎用:「请立即回复」。如果很紧急,你为什么不拨打他的电话?

9 低效的分享

当读到一片好文章时,你希望分享给别人。但不要丢一个链接,然后发送给所有人。

你一定在邮件中列出「分享理由」,否则大部分人会把它做垃圾处理掉。

如何写一封好邮件?

  1. 避免以上9个错误

  2. 良好的排版

  3. 严密的逻辑

    使用SCQA原则写邮件

    • Situation:注明邮件的背景(context),提前声明一些概念,避免收件人不知所云
    • Complication:问题(冲突)是什么?
    • Question:指出关键点,我们需要做什么?
    • Answer:给出方案的具体行动,不需要收件人再思考判断。

本文摘了「小道消息」以及 Public Speaker 的诸多建议。


吕小荣 at 00:00
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