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吕小荣

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如何量化沟通能力

Published on 2014-08-09

用人单位在招聘员工时,喜欢使用沟通能力强、勤劳勇敢等套话;

求职者在海投简历时,喜欢使用 沟通能力强,组织能力强等废话。

现实生活中,大多数人的沟通能力处于什么状态呢?

  • 开场不交代上下文,唠叨半天,不知所云
  • 证据混乱,缺乏逻辑。
  • 废话连篇,没有重点。

1 量化沟通能力

什么样的人才具备很好的沟通能力?如何才能成为沟通大师?

在医学研究中时,会用 Logstic 回归来分析各个变量对疾病的「贡献」。在数据分析时,会通过细分(Segment)找到数据变化的重要因素。

同样,沟通也可以量化,也可以细分。

2 按表达方式

2.1 听

人都长了两个耳朵,谁不会听呀。

但好多人就是听不好。

听演讲

君不见台上演讲,台下瞌睡一片; 君不见台上黄段子连连,言之无物,台下依然笑声一片; 君不见听时兴高采烈,听完一无所获。

在听演讲时,我一般会按照以下思路:

  • 不断收集讲者的证据,塞入记忆缓冲区(记忆宫殿、笔记本均可);
  • 根据提供的证据预先演绎结论,对比是否与讲者的结论一致;
  • 组织讲者的演讲结构,找出逻辑的纰漏。

这样听十分的费脑子,但是很高效。你或许会不屑一顾,听个演讲而已,何必搞得这么累?

我的想法是:若一无所获,还不如在家睡大觉,何必听他废话。

听的习惯

此外,一对一沟通时,我经常会说:你的意思是…, 我理解的对吗?

以此来降低信息传递过程中的偏差。

2.2 说

当我们说话时,信息是单向流动的。在表达完毕后,我会邀请听众复述我的观点,复述我们达成的共识:你明白我的意思吗?你能否复述一下?

如果发现对方理解有偏差,立即指正。

Code and Decode

该图为李笑来《把时间当做朋友》中的插图

2.3 写

我的带教师傅 李作刚 曾经做过一次文案写作的「技术分享」。之所以称为技术分享,是因为在他眼里,文案写作并不是文艺女青年的特殊专利。只要掌握一定的套路,稍加训练人人都可以写出优秀的互联网文案、需求文档。

正是他的那次分享,才让我知晓了 《金字塔原理》 这本书中提及的一个写作套路 SCQA。

  1. Situation 介绍上下文,让读者了解各种概念、背景。

  2. Complication 介绍冲突

  3. Question 交代具体问题

  4. Answer 我们该怎么做。

SCQA

最拙劣文案工作者按照这个框架写文档,也可以表达的十分清晰,而且成文很快,相当的快。

如今每当我看到文案(非文学作品)时,会情不自禁的去用 SCQA 的框架去审视:

  1. 上下文介绍清楚了吗?
  2. 为什么要这样做呢?
  3. 作者的方案是最佳的选择吗?

3 按场景划分

3.1 写邮件

很多人工作好几年,连封邮件也写不好,这是真事。

如何写一封漂亮的邮件

3.2 设定团队目标

在和团队成员一起沟通目标时,我会尽量按照 SMART 原则 提高沟通效率。

  1. Specific 明确的目标,每个人都能理解。

  2. Measurable 可量化的目标,只有量化才能衡量目标是否达成。

    在工作、学习、家庭、教会中,我都设定了自己的 KPI。比如读多少页圣经;每月带领1次查经,保证8个小时/周学习新知识等等。

    每个月底总结一次,评估目标是否达成。

  3. Attainable 可达到的目标,要做踮着脚尖才能够着的事情,而不是去摘月亮。

  4. Relevant 相关的目标,个人与团队步调一致,团队与公司的整体方向一致。

  5. Time based 目标的完成日期要明确,否则就会被无休止的拖延。

3.3 讨论

我一般采用 哈维尔的《对话守则》 作为讨论(会议)的守则,据说《罗伯特议事规则》也不错,但我还没用过。

  1. 对话的目的是为了寻求真理,不是为了争斗
  2. 不做人身攻击
  3. 不跑题
  4. 讲证据
  5. 不坚持错误不改
  6. 要分清对话和只准自己讲话的区别
  7. 要有对话记录
  8. 理解对方

我也不和无理的人辩论,他们会拉低你的水平,并用他们的奇怪的方式战胜你。

总结

《The Talent Code》这本书里描述了一个训练策略 —— 刻意练习,顶级的的运动员会拆分高难度动作,有针对性的训练每个枯燥无味的小动作。大师级的钢琴师,在练习钢琴时会把乐章拆散,逐个练习。

所以,每天喊一句口号「我要提高沟通能力」是没用的。不如把这个巨大的目标分拆量化,等你写好每封邮件,主持好每次会议,打好每个电话,听好每个演讲,写好一篇篇文档,捏沟通能力自然就提高了。

工作了三年,发现自己对沟通的理解不过了了,只懂这么些,只写这么些,希望对你有所帮助。

参考资料

  1. 把时间当做朋友
  2. 金字塔原理
  3. SMART 原则
  4. The Talent Code

吕小荣 at 23:00
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